JENIS DAN FUNGSI ARSIP

MATERI I

MENGENAI JENIS-JENIS DAN FUNGSI ARSIP

Standar Kompetensi:

Mengelola Sistem Kearsipan

Kompetensi Dasar:

Menentukan Sistem Kearsipan

Materi Pembelajaran:

Mengenai Jenis dan Fungsi Arsip

A. PENGERTIAN ARSIP

The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Adapun warkat (record) adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat maupun diterima oleh lembaga pemerintahan swasta maupun perorangan dan mempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

Dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip. Surat atau warkat, baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.    Merupakan kumpulan warkat.

2.    Mempunyai nilai guna

3.    Disimpan menurut sistem tertentu

4.    Apabila diperlukan, dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

B.     PERANAN, FUNGSI DAN NILAI GUNA ARSIP
Adapun peranan dari arsip, antara lain sebagai berikut:

1.      Sebagai sumber ingatan

2.      Sebagai sumber informasi

3.      Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi

4.      Sebagai sumber bahan pertimbangan keputusan

5.      Sebagai sumber bahan pengawasan

6.      Sebagai sumber bahan pertimbangan evaluasi

Fungsi Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 2 sebagai berikut

1.     Arsip dinamis

Diartikan sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara

2.     Arsip statis

Diartikan sebagai arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.

Nilai guna arsip adalah nilai kegunaan yang terkandung dalam arsip didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri.

C.                                   JENIS-JENIS ARSIP

1.        Ditinjau dari kepentingannya yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung didalamnya.

Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat dibedakan menjadi:

a. Vital record (warkat yang sangat penting), yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau instansi. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan secara terus-menerus (abadi) selama organisasi itu masih berdiri.

b.  Important record (warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun ke atas).

Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib, misalnya surat perjanjian sewa menyewa dan lain-lain.

c.   Useful record (warkat yang berguna), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya. Biasanya, diberbagai organisasi/instansi, warkat jenis ini paling banyak jumlahnya. Contoh, surat-surat kantor/dinas pada umunya.

d. Essensial record (warkat tidak penting), yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca. Oleh karena itu, warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat isinya/dicatat dalam buku agenda harian. Contohnya, undangan rapat dan lain-lainnya.

2.       Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip/warkat dari wujud benda arsip itu sendiri. Arsip/warkat jenis ini terdiri atas :

a.  Arsip Tertulis
   yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis Misalnya : surat dinas, akta, dll

b. Arsip Visual
   yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan, ukiran, pahatan 

3.           Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip ataupun warkat dari segi isi yang           terkandung didalamnya. Arsip atau warkat jenis ini dapat berupa:

    a.   Financial record
         adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan.

    b.      Inventory record

         adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan

    c.       Personnel record
         adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

    d.      Sales record
         adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan.

    e.       Production record
          adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi.

4.        Ditinjau dari kepemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya    serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga tersebut.
  a. Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:

            1. Arsip Nasional Pusat (Arnapus).

          2. Arsip Nasional Daerah (Arnasda).

                b. Berasal dari instansi pemerintah/swasta;

  1. Arsip primer
      merupakan arsip asli, bukan salinan, copy, tembusan atau tindasan

   2. Arsip sekunder
      adalah arsip yang berupa salinan, copy, tembusan/tindasan

  3. Arsip sentral
  adalah arsip yang disimpan di pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpannya (sentralisasi).

   4. Arsip unit
   adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan di masing-masing unit tempat arsip tersebut dibuat (desentralisasi).

5.        Adapun fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971       pasal 2 sebagai berikut

a.    Arsip Dinamis
  yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanaan ketatausahaan dalam ruang lingkup Administrasi Negara. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:

1) Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.

2)  Arsip Inaktif atau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunanya sudah mulai menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi/instansi.

b.    Arsip Statis
  yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelnggaraan sehari-hari administrasi Negara.