BAB II

MATERI II

MENGENAI MASALAH POKOK DALAM KEARSIPAN

 

Standar Kompetensi:

Mengelola Sistem Kearsipan

Kompetensi Dasar:

Menentukan Kebutuhan Alat dan Bahan Kearsipan

Adapun Materi yang akan dijelaskan adalah

Mengenai Masalah Pokok dalam Kearsipan

 

A.       PENGERTIAN ARSIP

Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat/diterima oleh lembaga pemerintahan swasta/perorangan dan mempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

Dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip. Surat atau warkat, baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.  Merupakan kumpulan warkat.

2.  Mempunyai nilai guna

3.  Disimpan menurut sistem tertentu

4.  Apabila diperlukan, dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

 

 

B.    MASALAH POKOK DALAM KEARSIPAN

Arsip berbeda dengan bahan pustaka, kalau bahan pustaka hilang masih bisa didapat lagi, namun kalau arsip rusak apalagi hilang sudah tidak bisa kembali lagi, karena arsip hanya satu. Oleh sebab itu diperlukannya keahlian khusus dalam mengelola arsip.

Sampai saat ini tampaknya masalah kearsipan masih kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi (baik pemerintah maupun swasta). Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan pengamanan arsip, tetapi juga dari segi sistem filing-nya, sehingga mengakibatkan arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu  diperlukan. Masalah arsip bersifat dinamis karena arsip akan terus berkembang seirama dengan perkembangan organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti dengan tatakerja dan peralatan/fasilitas kearsipan serta tenaga ahli yang profesional dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri.

Berdasarkan uraian tersebut, permasalahan di bidang kearsipan secara lebih rinci dapat diuraikan sebagai berikut:

1.   Temu kembali arsip secara cepat dan tepat jika diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya seringkali belum dapat dilakukan dengan baik.

2.   Banyak lembaga yang kehilangan arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3.   Arsip selalu berkembang secara terus-menerus ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyusutan sehingga tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi .

4.   Tatakerja  kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan terkini karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan para ahli kearsipan.

5.  Peralatan atau fasilitas pengelolaan arsip yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan teknologi informasi, karena kurangnya dana yang tersedia, serta pegawai kearsipan yang tidak profesional.

6.   Kurangnya kesadaran para pegawai terhadap peran penting arsip bagi organisasi atau lembaga, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

 

Adapun permasalahan atau kendala lain yang dihadapi adalah sebagai berikut:

1.     Keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM) baik dari segi jumlah maupun ketrampilan atau kualitas.

Arsiparis juga manusia, kadang juga pernah melakukan kesalahan dalam penanganan arsip. Masalah yang kerap terjadi diberbagai tempat adalah masalah keterbatasan jumlah arsiparis. Selain itu, permasalahan yang sering terjadi selanjutnya adalah minimalnya kualitas seorang arsiparis. Dalam standar, arsiparis dituntut minimal pendidikan adalah Diploma III Kearsipan, namun kenyataannya banyak ditemukan arsiparis yang berpendidikan SMA saja. Oleh sebab itu diperlukannya pembenahan pada Sumber Daya Manusia  terlebih dahulu, kemudian dilanjutkan kepermasalahan yang lain.

 

2.     Keterbatasan Ruangan

Idealnya Lembaga Kearsipan harus memiliki tempat penyimpanan arsip atau sering kita sebut dengan Depo Arsip. Namun pada kenyataannya banyak lembaga kearsipan yang tidak memiliki depo arsip yang memadai. Sehingga banyak terjadi penumpukan arsip yang sembarangan yang menyebabkan arsip rusak atau hilang. Hal ini tentu saja sangat memberikan permasalahan yang besar.

 

3.     Keterbatasan Sarana dan Prasarana

Alat-alat untuk menunjang kegiatan kearsipan tentu sangatlah banyak. Keterbatasan alat-alat tersebut tentunya akan mempengaruhi kegiatan kearsipan.

 

Adapun solusi dari permasalahan tersebut adalah dengan:

SOLUSI 1.

1.     Adanya program pendidikan gratis untuk melanjutkan pendidikan, khususnya kuliah kearsipan.

2.     Open recruitmen arsiparis haruslah memiliki kualifikasi persyaratan yang ketat. contoh: Arsiparis haruslah memiliki kompetensi mengenai kearsipan, selain itu mereka dituntut untuk memiliki wawasan yang luas, kemudian memiliki kepribadian yang baik, seperti bertanggung jawab, rajin, cermat dan teliti

3.     Adanya peningkatan gaji. Hal ini menjadikan motivasi seseorang untuk menjadi arsiparis.

4.     Petugas kearsipan haruslah memenuhi syarat adapun syarat sebagai arsiparis yang baik adalah

a.     Memiliki ketrampilan dan pengetahuan yang luas, khususnya bidang kearsipan. Apabila dilihat dari segi akademik, arsiparis harus berpendidikan minimal Diploma III Kearsipan

b.     Bertanggung jawab

c.      Rajin

d.     Cermat dan Teliti

e.     Memiliki kepribadian yang baik, contohnya: Ramah dan tidak mudah marah.

SOLUSI 2.

Adapun cara pemecahan masalah keterbatasan ruang adalah dengan memperhatikan hal-hal dibawah ini:

a.     Berkreatifitas dalam mengelola system agar tidak memakan tempat yang banyak

b.     Menyortir  dan menyusutkan arsip dengan baik dan rajin dengan skala waktu yang telah ditetapkan. Sehingga arsip tidak menumpuk

SOLUSI 3.

Adapun cara pemecahan masalah keterbatasan sarana prasana adalah dengan memperhatikan hal-hal dibawah ini:

a.     Melakukan penyimpanan alat dengan baik dan sistematis

b.     Mengadakan pengecekan mengenai sarana dan prasarana. Apakah masih layak atau tidak apabila sudah tidak layak dapat dirundingkan dalam pertemuan rapat kerja dan segera ambil keputusan.

c.      Menjaga sarana dan prasana dengan baik.

d.     Mengadakan servise atau perbaikan terhadap sarana dan prasarana yang ada.